Frage: Wo gehen Sie auf das Thema Datenschutz ein? Stichwörter: Privacy Shield / Schrems II / Verbot von Transfer personenbezogener Daten in die USA

Antwort: Auf der Webseite https://www.microsoft.com/de-de/trust-center finden Sie alle offiziellen Informationen von Microsoft.

Anmerkung HERDT: Wir werden bei der nächsten M365 Convention den Themenschwerpunkt auf das Thema Datenschutz/Datensicherheit legen und dazu weitere Referent*innen einladen. Aktuell ist die Situation sehr unübersichtlich wegen unterschiedlicher Bewertungen.

Frage: Wo finde ich das Teams-Video?

Antwort: Direkt auf YouTube unter https://www.youtube.com/watch?v=A1egcVkYrgw

Frage: Muss für die neuen Features Teams immer neu installiert werden? Oder werden die Features Online automatisch bereitgestellt?

Antwort: Neue Features werden online bereitgestellt und im Hintergrund installiert.

Frage: Besteht in den Breakout Session auch die Möglichkeit das Haupt-Team in zufällige kleinere Teams zusammen zu würfeln und in separate Räume umzuziehen?

Antwort: Ja, das ist möglich.

Frage: Sind die Live-Untertitel in verschiedenen Sprachen möglich?

Antwort: Derzeit nur in Englisch. Es werden aber weitere Sprachen folgen.

Frage: Gibt es für die Releases der Features eine gute Übersicht, wann was kommt? Über Microsoft.com?

Antwort: Gerne direkt über diesen Link hier https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?filters=Microsoft%20Teams

Frage: Wie sieht es im Bildungsbereich aus? Müssen alle Studenten/Schüler Teams kaufen um an Vorlesungen teilzunehmen?

Antwort: Alle Informationen dazu finden Sie auf https://www.microsoft.com/de-de/education/products/teams/default.aspx

Frage: Pro wie viele Mitarbeiter braucht man einen Champion?

Antwort: Erfahrungswert ca. 1% der Mitarbeiter sollten im Champions Netzwerk vertreten sein. Wichtiger als die Ratio ist allerdings, dass jeder wichtiger Bereich abgedeckt ist.

Frage: Wie werden geeignete Champions ausgewählt und wie koordiniert man das Change Agents Netzwerk am besten?

Antwort: Rekrutierungprozess kann durchgeführt werden, je nachdem wie groß das Unternehmen ist. Wenn das Projektteam eine gute Beziehung in das Business hat, sollten diese Kontakte genutzt werden. Eine interne Ausschreibung des Netzwerkes stellt sicher, dass jede/r die Möglichkeit erhält, sich als Champion zu engagieren. Wichtig ist, dass man hier so auswählt, dass alle Bereiche abgedeckt sind. Ein Vorteil bei einer offiziellen Ausschreibung ist, dass die Wahrscheinlichkeit wächst, dass sich Mitarbeiter/innen mit intrinisischer Motivation melden. Die Teilnahme sollte unbedingt mit der Führungskraft agestimmt werden. Die konkreten Aufgaben und Benefits sollten im Rekruitingprozess dargestellt werden (Transparenz).

Frage: Wir wollen doch mit M365 auch etwas der Silobildung entgegenwirken. Macht dann der Champion in der jeweiligen Organisationseinheit wirklich Sinn?

Antwort: Bei dem Einsatz von Champions in den verschiedenen Organisationseinheiten/Standorten soll sicher gestellt werden, dass der Champion nah an den Usern/KollegInnen dran ist und im daily business unterstützen kann. Silo unabhängig. Struktur des Netzwerkes richtet sich, wie gesagt, eher nach der Vorgehensweise der Service Einführung. Champions unterstützen, den Wandel voranzutreiben, organisationsübergreifend zusammenzuarbeiten.

Frage: Wie verhindert man Überforderung der Anwender mit der Möglichkeit der M365 Tools?

Antwort: Positiv zu vermerken ist: Es wurde erkannt, dass die Mitarbeiter überfordert sein können. Das ist der erste Schritt. Während des Rollouts ist es wichtig sich zu entscheiden: Wann möchte man Change Management einsetzen? Die Champions Methode ist eine Methode von vielen des Change Managements. Generell ist es wichtig zu betrachten: Was braucht der Nutzer in meinem Unternehmen? Wichtig ist es die Mitarbeiter/innen mitzunehmen, vorzubereiten, mit Wissen zu versorgen. Dann kann der User in seinem Tempo das Wissen konsumieren. Das Ziel sollte sein, dass der User später eine positives Erfolgserlebnis hat. Generell kann empfohlen werden, lieber früher als später mit dem Change Management zu beginnen.

Frage: Ist es nicht auch eine Möglichkeit bei der Einführung von M365 externe Floorwalker einzustellen?

Antwort: Ja, das kann sich gut ergänzen, es gilt einzig die Aufgaben gut zu organisieren. Champions haben eine andere Rolle als Floorwalker. Floorwalker stellen häufig einen proaktiven Support dar, was sehr sinnvoll während der Migration ist – gerade bei technischen Herausforderungen. Champions gehen darüber hinaus und sollen langfristig auch die Adoption der Services im Alltagsgeschehen vorantreiben.

Frage: Mich würden auch noch mehr Beispiele aus der Praxis interessieren – wie sind die Kommunikationswege innerhalb des Champion-Netzwerkes – wie wird geschult? Wie oft findet ein Austausch statt? Über welche Plattformen?

Antwort: Die Nähe der Champions zum Projektteam ist sehr wichtig – genau wie eine regelmäßige Kommunikation. Je nachdem in welcher Phase des Projektes man sich gerade befindet, kann es sinnvoll sein die Champions mit Weekly Calls auf dem laufenden zu halten. Beim Start des Champions Netzwerkes ist es wichtig, sich eine Struktur in Teams aufzubauen. Hier können nicht nur Informationen rein gestreut werden, sondern diese Struktur sollte auch dem Austausch der Champions untereinander dienen.

Frage: Wie sieht es mit Access-Datenbanken in der Cloud aus?

Antwort: Auch Access Datenbanken lassen sich in die Cloud verschieben. Allerdings ist die Performance schlecht, durch die ständige Speicherung müssen alle Anfragen über die Datenleitung. Besser ist die Daten in SharePoint-Listen zu speichern und diese dann mit Access verbinden (Access als GUI).

Frage: Limits/Grenzwerte Sharepoint & OneDrive Client: Wie sollten Teams/Document libraries geplant werden, welche Grenzwerte sollten berücksichtigt werden. Insbesondere auch für die OneDrive-Sync-App (MS: für eine optimale Leistung wird empfohlen, nicht mehr als 300.000 Dateien pro Benutzer in allen synchronisierten Dokumentbibliotheken zu speichern, selbst wenn Sie Dateien bei Bedarf verwenden oder nur einige Ordner innerhalb der zu synchronisierenden Bibliotheken auswählen.)

Antwort: Limits OneDrive = 1TB, Jedes Team hat 1 TB plus 10GB pro Mitglied. Die Planung macht nicht mehr die IT, jede Abteilung organisiert sich individuell. Das Limit gilt für den Sync. Der Ansatz von M365 ist immer mehr, Informationen NICHT in Dateien zu speichern. Siehe Planner/To-Do statt Excel-Tabellen mit Aufgaben oder Lists zur Datenerfassung. Jeder Besitzer eines Teams kann dieses Archivieren. Die IT kann Aufbewahrungsrichtlinien für archivierte Teams festlegen. Die Daten können nur noch lesend geöffnet werden.

Frage: Wir nutzen ein DMS in der Cloud. Das passt aber nicht zu OneDrive & Co.

Antwort: Ein DMS ließe sich auch mit Kommunikations-Websites in SharePoint-Online realisieren.

Frage: Kann ich auch in Teams Strato HiDrive Ordner einbinden?

Antwort: Ja, das ist möglich.

Frage: Wie funktioniert denn dann noch die Datensicherung?

Antwort: Microsoft führt in den Rechenzentren eine regelmäßige Datensicherung durch, in der Regel auch über Rechenzentren hinweg. Sollte ein Server ausfallen, wird ein gespiegelter Server (evtl. aus anderen Rechenzentren) verbunden. Der Kunde merkt nichts.

Frage: Nur noch Links verschicken? Wie soll ich dann als Empfänger eine Dokumentationspflicht sicherstellen? Also eine Nachweispflicht das ich die Version X gesehen habe und nicht eine potenziell im Nachgang veränderte? Behörden halten ja heute sogar noch an FAX fest, wir reden nun nur von LINKS… Wir überholen uns selbst :)

Antwort: Sogar noch besser. Erstens der Link kann lesend verschickt werden. Auch Office Dokumente können digital signiert werden. Mit einem Flow in Power Automate kann der “Lesende” aufgefordert werden, das Lesen zu bestätigen. Mit Erinnerung und allem dazu gehörigen.
Gerade wenn ich ein Dokument als Kopie sende, dann kann ich nicht gewährleisten, dass derjenige das Dokument nicht ändert!

Frage: In welchen Fällen werden Hybride aus 365 Cloud und klassischen Laufwerken eingesetzt?

Antwort: Da die Verbindung mit der Cloud über HTTP-Request stattfindet, Änderungen sofort gespeichert werden, ist Marketing ein klassisches Beispiel. Große Bild und Video-Dateien liegen aktuell noch besser auf klassischen Netzlaufwerken. Ein weiterer Punkt kann die Gesetzeslage sein. Alle reden über DSGVO, aber auch andere Gesetze, z. B. durch Steuerrecht oder Betriebsverfassungsgesetz.

Frage: Wie kann die Sicherheit der Dateien in der Cloud vor fremdem Zugriff gewährleistet werden?

Antwort: Sie schließen eine AV mit Microsoft. Damit garantiert Microsoft nur das zu tun, was vereinbart ist. Sonst gute Passwörter der Mitarbeiter, eventuell Device Management. Vertrauen und Schulung der Mitarbeiter.

Frage: Benötigt man noch ein Datensicherungstool für die Cloud oder garantiert Microsoft die Datensicherung?

Antwort: Microsoft sichert das

Frage: Es braucht also kein Backup der Daten? Habe in den MS-Bedingungen gelesen, dass der Endanwender für die Daten verantwortlich ist. Stimmt das nicht?

Antwort: Der Anwender wird Datenverantwortlich nach DSGVO. Somit ist er verantwortlich, wer auf die Daten zugreift, er stellt wieder her, wenn was gelöscht wurde. Datensicherung betreibt Microsoft.

Hinweis eines Teilnehmers: Es gibt im Synology NAS ein kostenloses Tool zum kompletten BackUp von MS365!

Frage: Ist nachvollziehbar, wer im Team die Dokumente freigegeben hat, wenn das nicht mehr die IT macht?

Antwort: Ja, durch die Versionierung. Die Überwachung macht aber der oder die Besitzer des Teams.

Frage: Kann man in der Cloud die Nutzung von Dateien auf bestimmte Personen begrenzen?

Antwort: Es gibt mehrere Optionen für das Teilen. So lässt sich beispielsweise einstellen, dass nur mit Gästen geteilt werden kann. Also Personen die von der IT in die AD als Gäste integriert wurden. Alternativ kann die IT auch das Teilen auf Domänen begrenzen.

Frage: Zu “Dropbox”: Ist das ein Argument, just dieses Tool hier auf einer Folie zu benennen?

Antwort: Zumindest in meine Einzugsgebiet Ruhrgebiet/Rheinland ist das tatsächlich ein Software, die von mehreren Unternehmen eingesetzt wird. Hätte auch jedes andere Werkzeug sein können.

Frage: Jeder Benutzer bekommt 1 TB persönlichen Speicherplatz – wie kann der Speicherplatz auf SharePoint beeinflusst werden?

Antwort: Über Kontingente.

Frage: Wie macht ihr die Datenmigration vom Fileserver nach Teams/SharePoint. Tool oder manuell?

Antwort: Microsoft bietet meines Wissens kein direktes Tool an, ich kenne eins von einem Drittanbieter. Andererseits nutzen viele Unternehmen die Einführung, um die Mitarbeiter aufräumen zu lassen.

Frage: Wie sieht es denn mit Makros aus? Werden diese denn in M365 noch unterstützt?

Antwort: Ja, es gibt aber mehrere Einschränkungen. Beispielsweise können Makros nicht in den Browser-Apps geöffnet werden. Ich schätze es so ein, dass die Unterstützung noch viele Jahre anhält, aber der neue Weg wird Office Script werden.

Frage: Wie ist bei M365 die Datensicherheit bzgl. der DSGVO gewährleistet? Befinden sich die Datenzentren in Deutschland und stellt Microsoft einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (AVV) zur Verfügung?

Antwort: Hinweise dazu von Microsoft auf der folgenden Webseite: https://www.microsoft.com/de-de/trust-center. Zum Thema Datenschutz, Datensicherheit und DSGVO werden wir auf alle Fälle einen Schwerpunkt im Rahmen der nächsten Convention anbieten und mehrere Referent*innen zu diesem wichtigen Thema einladen.

Frage: Wie bereitet man die User am besten darauf vor um z. B. zukünftig mit dem HERDT-Helpdesk zu arbeiten – früher haben wir vorwiegend Präsenztraining angeboten – unsere User sind es nicht gewohnt, sich selbst per Video zu schulen… wie kann man die User an diese Schulungsmedien besser heranführen?

Antwort: Wie sie sicherlich erlebt haben, fallen Selbstlern-Kompetenzen nicht vom Himmel und sollten Teil des Change in einem Lernkonzept sein, was das eine (Präsenztraining) noch das andere (Online-Trainings/E-Learnings, Tutorials etc.) nicht ausschliesst. Wir bauen aktuell die Selbstlern-Tools wie z.B. den HERDT-Helpdesk, permanent in die Projekt-Kommunikation, in die Präsenz-Schulungen, die Online-Live-Schulungen sowie den 1st-Level-Support ein. Es gilt hier konsequent zu handeln und diese Selbstlern-Möglichkeiten präsent zu halten. Auch zur Unterstützung und Entlastung der sogenannten Champions.

Frage: Wie sieht die Arbeit mit der Klasse aus? Wie kann die Didaktik aussehen? Visionen?

Antwort: Hier haben wir bereits verschiedene Module in der Ausbildung von Lehrpersonen entwickelt und passen diese den aktuellen Entwicklungen und Bedürfnissen an. Insgesamt orientieren wir uns in unserer Arbeit an bewährten Konzepten, dies es nun gilt in die digitale/digitalisierte Welt zu übersetzen. Dabei geht es im Wesentlichen darum auch ein Bewusstsein dafür zu schaffen, dass Lehrpläne komplett neu ausgerichtet werden sollten. Gerne können wir Ihnen hier Anregungen geben. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

Frage: Floorwalking und Präsenzschulung fällt ja momentan (aufgrund von Corona) aus – wie kann man diese Module sinnvoll ersetzen?

Antwort: Wir ersetzen z.Zt. die Präsenzschulungen durch virtuelle Trainings und das Floorwalking durch eine virtuelle Helpline.

Frage: Über welchen Zeitraum hat sich die Migration erstreckt? Wieviele Trainer waren im Einsatz? Für 4000 Mitarbeiter Präsenzschulungen zu organisieren ist schon eine Nummer!

Antwort: Der Beginn der Migration war Anfang 2019 und ging bis Ende 2019 und es waren ein Leadtrainer sowie weitere acht Trainer im Einsatz.

Frage: Wo finden wir weitere Informationen über Teams für Schulen?

Antwort: Auf der folgenden Webseite https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-teams/education

Frage: Ich bin interessiert an weiteren Informationen zum Thema “Teams macht Schule”. Vielleicht könnten Sie mir diese weiterleiten?

Antwort: “Teams macht Schule” ist eine Hilfsinitiative von Microsoft Partnern und IT-Unternehmen mit Microsoft Bezug. Alle Partner haben sich bereit erklärt, die Leistungen uneigennützig und kostenlos anzubieten. Informationen dazu auf dieser Webseite: https://www.teamsmachtschule.de/

Frage: Wie kann man bei der Teams Desktop App zwei Organisationen gleichzeitig beitreten?

Antwort: Die Desktop-App für eine Organisation nutzen und für die andere Teams online über den Browser nutzen.

Frage: Teams entwickelt sich rasant. Gibt es eine deutsche Seite von Microsoft, wo man die geplante Funktionen nachlesen kann?

Antwort: Teams Roadmap gibt es unter https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?filters=&market=de

Frage: Gibt es die Breakout-Rooms in Teams schon?

Antwort: Die Breakout-Rooms werden erst im Laufe der nächsten Wochen ausgerollt. Also noch etwas Geduld.

Frage: Ist es möglich zwei Teams zusammenzufassen? Also nachträglich zu einem Team zu machen?

Antwort: Derzeit ist das nicht möglich.